Заявить мероприятие

Подать заявку на проведение мероприятия

Сроки:
 
До 4 марта можно подать и отредактировать заявку на мероприятие.
Если подать заявку до 1 февраля, то вы сами сможете выбрать слот в расписании. После этого срока время для проведения мероприятия выберет Оргкомитет (см. ниже правила работы с расписанием).


Программа Комкона разделяется на два больших блока:
РИ-блок - мероприятия о том, как мы делаем игры и играем в них.
Форматы: семинар, лекция, круглый стол, интерактив, мозговой штурм, презентация игры, встреча с игроками или встреча команды, кабинетная игра, разбор и анализ игр, воркшоп, тест правил и моделей. Можно предложить и новые форматы. Пишите куратору РИ-блока Насте Никульшиной - ri-blok@comcon.su

Развлекательный блок - мероприятия развлекательного характера.
Форматы: танц-классы, концерты и песенные мероприятия, ночные дискотеки, турниры и состязания (и не только фехтовальные), мастер-классы, настольные игры и настольные ролевые игры,  квизы, страйкбол и лазертаг.
Куратор Развлекательного блока Екатерина Скрипкина (Orcl) - enjoy@comcon.su

Информация для ведущих

  1. Все мероприятия начинаются одновременно в 00 минут и подчиняются правилу 45/15, где 45 минут - мероприятие и 15 минут - перерыв. В вечернее время могут быть изменения из-за особенностей мероприятий.

  2. Мы считаем, что одного академического часа должно хватить для большинства мероприятий. Мы предлагаем выдать участникам больше содержания, а обсуждения перенести в кулуары. Если Вам нужно два и более слота, напишите об этом в заявке мероприятия, мы вместе подумаем и найдем оптимальное решение.

  3. Презентации игр в формате встреч с игроками будут вынесены в один поток без параллельных мероприятий. Если МГ готова сделать более сложное мероприятие (например, тест правил или сыгровку), то мы будем считать его самостоятельным мероприятием.

  4. Есть мероприятия, объединённые в площадки одной тематикой. Они идут одним потоком без параллелей.

 
Заявка на мероприятие
Для того, чтобы ваше мероприятие состоялось, необходимо подать заявку
После получения заявки с вами свяжется ответственный по Блоку, чтобы обсудить детали, задать дополнительные вопросы и уточнения. Все обсуждения должны вестись в самой заявке. Если имеется сторонняя переписка или устные договоренности, то их необходимо перенести в заявку. 
Заявку необходимо заполнять максимально подробно и информативно. У каждого поля есть описание и рекомендации по заполнению. В случае возникновения сложностей, вы можете задать вопросы и указать пожелания в комментарии к заявке.

Анонс мероприятия
Важной частью заявки является полноценный анонс мероприятия. Он, с одной стороны, должен быть краток и информативен, отвечать на вопрос “О чем это мероприятие?”. А с другой стороны, он должен заинтересовать потенциального участника. Мы надеемся, что ведущий наравне с оргкомитетом озаботится распространением информации о своем мероприятии, месте и времени его проведения.
К анонсу необходимо подобрать картинку, которая бы отражала содержание мероприятия. Мы приветствуем, чтобы картинка была яркая, интересная и запоминающаяся, с должным уровнем иронии и задора. Но следует помнить об авторских правах, законе РФ и общественной морали.

Тегирование
Мы предлагаем использовать #теги, чтобы упростить поиск мероприятия участниками, и для передачи смысла мероприятия. К одному анонсу нужно подобрать от 3 до 6 тегов. Для примера есть список возможных тегов. Минимум 3 тега нужно использовать из этого списка. Остальные вы можете придумать самостоятельно, проявив фантазию. Чем длиннее тег, тем он вроде бы забавней, но при этом сложно читается и малоинформативен.

Матобеспечение
Оргкомитет может предоставить некоторое количество оборудования и вещей для проведения мероприятия:

Важно! Мы просим с пониманием подойти к вопросу матобеспечения. Пожалуйста, отмечайте только действительно важные вещи, без которых нельзя провести мероприятие. 
Матобеспечение необходимо указывать в заявке. Оргкомитет очень постарается обеспечить ведущего всем необходимым из списка выше, но не гарантирует. О специфическом оборудовании ведущий должен озаботиться самостоятельно.

Ведущий обязан бережно относиться к имуществу, переданному ему Оргкомитетом для проведения мероприятия. В случае порчи имущества ведущий несет материальную ответственность.

Расписание
Мы хотим, чтобы ведущие участвовали в создании расписания и тем самым сами отслеживали свой график, возможные пересечения и нюансы, а также самостоятельно договаривались друг с другом и решали конфликт интересов.
Когда у мероприятия готов Анонс для публикации, Ведущий получает доступ к онлайн форме расписания. Таким образом, чем раньше ведущий подал заявку, тем большими возможностями по времени он обладает.

Инструкция для работы с Расписанием:

  1. Ведущий получает доступ на комментирование гугл-таблицы. В заявке нужно указать ту почту, на которую придет уведомление.

  2. Для того, чтобы добавить свое мероприятие в расписание, необходимо оставить комментарий в соответствующей ячейке таблицы, указав название мероприятия, как в заявке.

  3. После того, как вы поставили комментарий, его проверит куратор Блока. Если мероприятие удовлетворяет всем условиям, то его добавляют в расписание и закрашивают ячейки. 

  4. Выбор аудитории. В ячейках с названием аудитории, в примечании, есть описание аудитории, ее основных характеристик и приложены ссылки на фотографии. Вы можете выбрать ту аудиторию, которая лучше вам подходит. Но руководствуйтесь правилом разумности. Например, не нужно брать большую аудиторию для камерного мероприятия на узкоспециализированную тему.

  5. Выбор времени. Расписание делится приемами пищи на большие блоки по 4 часа.  В рамках этого блока необходимо учитывать продолжительность своего мероприятия и возможности для других. Временные слоты разделены по принципу 45/15, где 45 минут мероприятие и 15 минут перерыв. Если вам необходим еще один временной слот, для этого нужно обоснование в заявке. Если стоит выбор между выгодным временем и хорошей аудиторией, то руководствуйтесь общим благом для участников.

  6. Мы будем работать таким образом до 1 февраля. Все заявки, поданные после этого срока, будут расставляться на усмотрение оргкомитета.

  7. Если окажется, что возникли пересечения между мероприятиями, то мы предлагаем ведущим решить ситуацию самостоятельно между собой. 

Оргкомитет оставляет за собой финальное решение по поводу расписания всех мероприятий.